Política de Privacidad

1. OBJETO

El objetivo de esta Política de Privacidad es informar del tratamiento de los datos personales que se llevará a cabo para la gestión e investigación de las denuncias que se presenten a través del Canal de Denuncias del Grupo Codeoscopic.

Para la correcta configuración y diseño de este Canal de Denuncias, del Grupo Codeoscopic da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos; de manera especial el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, “Reglamento General de Protección de Datos”) y demás normativa de desarrollo que pueda resultar de aplicación.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Este Canal de Denuncias está dirigido al Personal y Terceros Colaboradores de las diferentes sociedades que integran el Grupo CODEOSCOPIC (en adelante, todas ellas en conjunto serán citadas como el “Grupo CODEOSCOPIC” o el “Grupo”, indistintamente).

La entidad legalmente responsable del tratamiento de los datos personales que se recaben como consecuencia de la presentación y, en su caso, investigación de cada denuncia, será la sociedad del Grupo con la que la persona denunciada mantenga el vínculo contractual laboral, profesional o comercial, según corresponda (en adelante, “la Sociedad Responsable” o “Codeoscopic”, indistintamente).

Se informa al interesado de que el Grupo CODEOSCOPIC ha nombrado a un Delegado de Protección de Datos, ante el cual, podrá consultar cualquier cuestión relativa al tratamiento de sus datos personales.

El interesado podrá contactar con el Delegado de Protección de Datos de Codeoscopic a través de las siguientes direcciones: (i). dirección de correo electrónico: dpd@codeoscopic.com; (ii). dirección postal: Paseo de la Habana, 9-11, 28036 de Madrid.

3. CATEGORÍA Y PROCEDENCIA DE LOS DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

En este Canal de Denuncias se podrá tratar información personal del denunciante y del denunciado, así como de terceras personas involucradas en los hechos que hayan sido objeto de una consulta o denuncia (por ejemplo, posibles testigos).

A este respecto, no es posible definir a priori qué categorías de datos personales se tratarán en este Canal, dado que depende de la información que libremente quieran facilitar tanto el denunciante a la hora de formular su denuncia, como el denunciado a la hora de proceder a su defensa, o incluso posibles testigos que participen en el proceso de investigación que se pueda iniciar.

En cualquier caso, Codeoscopic podrá recibir dichos datos personales:

a) directamente del propio interesado (por aportarla en el momento de formular su denuncia o consulta, al formular posibles alegaciones, o en cualquier otro momento de la investigación); y,

b) de manera indirecta, por cualquiera de las personas –físicas o jurídicas- involucradas en la investigación.

Como muestra de lealtad y trasparencia, y a fin de cumplir con el contenido mínimo previsto en el artículo 14 del Reglamento General de Protección de Datos, en los casos en los que se reciba información personal de un interesado de manera indirecta, se le informará, entre otras cuestiones, sobre la procedencia y las categorías de datos que se hayan recibido y serán objeto de tratamiento.

4. FINALIDAD Y LEGITIMACIÓN

Conforme al Reglamento General de Protección de Datos, se hace constar que con el Canal de Denuncias se busca cumplir una triple finalidad, cada una de ellas con su correspondiente base legitimadora que la justifica:

a) Prevención de riesgos penales

En primer lugar, los datos personales que se recaben a través del Canal de Denuncias serán tratados con la finalidad de tramitar y gestionar las denuncias que se reciban, y si procede, investigar los hechos objeto de denuncia a fin de clarificar y obtener evidencias de lo sucedido para, en su caso, poder tomar acciones legales, otorgando asimismo al denunciante -y a cuantas personas procedan legalmente- la protección necesaria para prevenir posibles represalias. Todo ello, a fin de prevenir, detectar y descubrir posibles riesgos e incumplimientos de la legislación vigente, de la normativa interna del Grupo CODEOSCOPIC y de nuestro Código Ético, así como de cualquier ilícito penal que pueda producirse en el seno de la organización y que puedan generar responsabilidad penal para Codeoscopic, como persona jurídica.

Este tratamiento de datos se llevará a cabo en cumplimiento de una obligación legal derivada de la Ley de Protección a los Informantes, o, en su caso, en cumplimiento de una misión realizada en interés público como es la prevención de infracciones penales y de la responsabilidad penal de las personas jurídicas cuando así lo disponga la Ley de Protección de Datos.

b) Tener evidencia del correcto funcionamiento del Modelo de Prevención de Riesgos Penales.

Adicionalmente, se podrán tatar datos personales en el marco de este Canal de denuncias con la finalidad de disponer de evidencias del correcto funcionamiento de su Modelo de Prevención de Riesgos Penales.

Tras la ponderación correspondiente de los intereses de los sujetos afectados por el tratamiento, así como los de Codeoscopic como sociedad responsable, se ha considerado la existencia de un interés legítimo de Codeoscopic para tratar sus datos personales para poder acreditar el correcto funcionamiento de su modelo de gestión del Canal de Denuncias. Asimismo, cabe destacar que este tratamiento no perjudica ni lesiona los derechos y libertades fundamentales de los interesados.

c) Otros posibles usos que puedan resultar legalmente obligatorios:

Finalmente, en algunos casos los datos personales también podrán ser tratados para dar cumplimiento a determinadas obligaciones legales que sean de aplicación a Codeoscopic. Por ejemplo, si los solicita un Juzgado, o cualquier Cuerpo y Fuerza de Seguridad del Estado.

En estos casos, y en la medida de lo posible, se informará de ello y de la norma que lo impone.

5. TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE SUS DATOS

Los datos personales de quien formule la denuncia, del denunciado, y de terceros que puedan ser mencionados en ella o participar en su investigación serán tratados:

a) Durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados,

b) en su caso, durante el tiempo en que se desarrolle la pertinente investigación y, finalmente,

c) a lo largo del ejercicio de las acciones legales que correspondan.

Tras ello, Codeoscopic conservará dichos datos (i) para dar cumplimiento a posibles obligaciones legales que resulten de aplicación, así como (ii) para atender a posibles reclamaciones y responsabilidades, manteniéndolos debidamente bloqueados y seudoanonimizados, durante los plazos máximos legalmente establecidos, a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, Juzgados y Tribunales, y posibles Administraciones Públicas Competentes.

6. ¿A QUÉ DESTINATARIOS SE COMUNICARÁN SUS DATOS?

Como regla general, Codeoscopic no cederá a ningún tercero los datos que recabe a través de su Canal de Denuncias. Únicamente podrá acceder a ellos el personal que, por sus funciones, responsabilidades y cometidos, esté debida y previamente autorizado.

No obstante, frente a esta regla general existen algunas excepciones. Así:

a) En primer lugar, los datos sí podrán ser facilitados a aquellos terceros a los que Codeoscopic esté legalmente obligada a facilitárselos: por ejemplo, Juzgados y Tribunales, Cuerpos y Fuerzas de Seguridad o cualquier Organismo Público competente, previa solicitud por su parte. b) Asimismo, Codeoscopic puede contar con la colaboración de terceros proveedores de servicios, que pueden tener acceso a tales datos personales y que los tratarán en su nombre y por su cuenta, como consecuencia de la prestación de servicios contratada.

En relación con lo anterior se pone de manifiesto que Grupo CODEOSCOPIC sigue unos estrictos criterios de selección de proveedores, con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones en materia de protección de datos. Así, y para regular las condiciones de Privacidad en las que actuarán esos posibles terceros proveedores, Codeoscopic impondrá, entre otras, las siguientes obligaciones: aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas; tratar los datos personales para las finalidades pactadas y atendiendo únicamente a las instrucciones documentadas de Codeoscopic; y suprimir o devolverle los datos una vez finalice la prestación de los servicios.

Se indica lo anterior por cuanto Codeoscopic podrá contratar la prestación de servicios con terceros proveedores que desempeñen su actividad, a título enunciativo y no limitativo, en los siguientes sectores: asesoramiento jurídico, empresas de servicios profesionales multidisciplinares, o empresas proveedoras de servicios tecnológicos o informáticos.

En estos supuestos de intervención de un tercer proveedor:

- El encargado seguirá rigurosa y puntualmente sus instrucciones documentadas.

- El encargado no usará dichos datos para otro fin distinto.

- El encargado implantará las medidas de seguridad -técnicas y organizativas- para garantizar la confidencialidad de la información a la que acceda.

- El encargado no comunicará a terceros los datos a los que acceda, ni siquiera para su conservación.

Asimismo, en caso de producirse transferencias internacionales de datos, las mismas serán lícitas, puesto que se establecerán garantías adecuadas para proteger sus datos personales. En aquellos casos que el país destinatario de los datos no sea considerado de nivel adecuado, se regularizará la relación con el tercero destinatario de los datos mediante la suscripción de las correspondientes Cláusulas Contractuales Tipo adaptadas por la Comisión Europea cuyo contenido puedes consultar en el siguiente enlace https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en

7. EJERCICIO DE DERECHOS

Las personas cuyos datos personales puedan llegar a ser tratados en el marco y contexto de este Canal de Denuncias tienen los siguientes derechos, que podrán ejercitar identificándose debidamente y a través de la dirección de correo electrónico dpd@codeoscopic.com:

a) Tendrán derecho a obtener confirmación sobre si se están tratando sus datos personales o no –en el marco de la gestión del Canal de Denuncias–, así como a acceder, rectificar, limitar el uso de sus datos, o en su caso, solicitar su supresión, cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios.

b) En determinadas circunstancias, a oponerse al tratamiento de sus datos personales.

c) También podrá reclamar ante la Autoridad de Control competente en materia de Protección de datos, especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos.

8. PRINCIPIO DE PROPORCIONALIDAD Y MINIMIZACIÓN DE DATOS

Los datos personales recabados en el marco del Canal de Denuncias se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados.

Serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia.

Serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.

9. POSIBLE ANONIMATO DEL DENUNCIANTE.

Los denunciantes podrán decidir si identificarse, o no, al efectuar una denuncia. Se admiten, por tanto, denuncias anónimas. No obstante, se anima a que los denunciantes se identifiquen para, de este modo, poder obtener más información acerca de los hechos denunciados.

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

Mango se asegurará de que se adoptan todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados (y, por ello y al mismo tiempo, su confidencialidad, disponibilidad e integridad), al objeto de protegerlos de posibles divulgaciones o accesos no autorizados.

En todo caso, se garantizará la máxima confidencialidad sobre la identidad del denunciante que finalmente desee identificarse.

Asimismo, y como medida para garantizar la confidencialidad del denunciante, se hace constar que el ejercicio de su derecho de acceso por parte del denunciado no supondrá de manera automática el acceso a la identidad del denunciante. La identidad del denunciante sólo podrá ser revelada a las autoridades administrativas y judiciales, cuando legalmente corresponda, para la adecuada tramitación de cualquier procedimiento administrativo o judicial que se pudiera derivar de la denuncia presentada.

En este sentido se hace constar que la identidad del denunciante sólo la conocerán las personas encargadas de la gestión del Canal y de la instrucción de la denuncia, así como a quienes desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento dentro de Codeoscopic u otras áreas que resulten estrictamente necesarias para la investigación de los hechos investigación y resolución de las denuncias que se formulen. A este respecto, se pone especial énfasis en la necesidad de restringir al máximo las personas, de dentro de la Organización, que puedan conocer o acceder al contenido de la denuncia que se formule, o del desarrollo de la investigación que se lleve a cabo.

Se hace constar que todas las personas que, por razón de las funciones que desempeñen, tengan conocimiento de las denuncias que se formulen, están obligadas a guardar secreto sobre toda la información a la que accedan.